سردفتر اسناد رسمی وظیفه دارد پیش از تنظیم و ثبت هرگونه سند، هویت دقیق طرفین معامله را احراز کند و در این زمینه دارای مسئولیت انتظامی، کیفری و مدنی است.
طبق ماده ۵۰ قانون ثبت اسناد و املاک، سردفتر باید هویت متعاملین را شخصا احراز کند و در صورتی که آنها را نمیشناسد، هویت اشخاص باید به وسیله دو نفر از افراد معروف و معتمد که سردفتر آنها را میشناسد، حضورا تصدیق گردد.
در صورت تخلف عمدی سردفتر از این وظیفه و ثبت سند به نام شخصی غیر از مالک واقعی، عمل وی طبق ماده ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک در حکم جعل در اسناد رسمی است. مجازات کیفری این جرم بر اساس ماده ۵۳۲ قانون مجازات اسلامی (تعزیرات و مجازات های بازدارنده) تعیین میگردد که در صدور حکم و اجرای مجازات حبس و نصاب جزای نقدی آن، ماده ۱ قانون کاهش مجازات حبس تعزیری مصوب ۱۳۹۹ و آخرین مصوبات مربوط به تعدیل جزای نقدی اعمال میشود.
همچنین از حیث مسئولیت مدنی و جبران خسارت، طبق ماده ۱ قانون مسئولیت مدنی، چنانچه سردفتر بر اثر بی احتیاطی، بی مبالاتی یا عدم رعایت دقیق مقررات در احراز هویت، موجب ورود خسارت مادی یا معنوی به اشخاص شود، شخصا مسئول جبران کلیه خسارات وارده خواهد بود و اشخاص زیان دیده میتوانند از طریق محاکم دادگستری علیه او طرح دعوی کنند.